Meeting adalah masalah satu rutinitas perusahaan sebagai sarana brainstorming, mencari solusi, memecahkan masalah, atau mengomunikasikan hal baru yang terkait dalam perusahaan. Namun, tidak jarang ditemukan rapat yang diadakan tidak efektif, tidak terencana dengan baik, dan memakan waktu yang lama. Jika meeting tidak produktif, peserta meeting bisa saja menjadi bosan bahkan akan malas jika ada adegan meeting selanjutnya. Maka, saat memulai meeting di kantor, Anda perlu melakukan hal-hal yang berkesan dan beragenda agar meeting berjalan dengan efektif. Oleh karena itu, ada beberapa hal yang harus Anda perhatikan ketika Anda melakukan meeting.
Datang dengan Percaya Diri
Saat Anda mendatangi sebuah pertemuan bisnis, maka tunjukkan kepercayaan diri ketika masuk ke sebuah ruangan meeting. Berikan postur tegak dengan kepala sejajar, jangan mendongak karena bisa saja orang lain menarik kesimpulan bahwa Anda angkuh. Berikan senyuman terbaik Anda saat bertemu orang yang ada di ruangan. Selain itu, jika Anda datang di waktu yang bersamaan dengan orang lain, maka persilakan orang lain tersebut lebih dulu masuk. Karena hal tersebut, akan memberi kesan sopan pada diri Anda.
Berpakaian Rapi
Penampilan saat meeting adalah hal pertama yang akan dilihat oleh orang lain. Maka dari itu, sebelum mendatangi meeting, perhatikan cara berpakaian Anda. Karena, penampilan Anda akan menampilkan cerminan dari sifat dan kepribadian Anda. Pastikan penampilan Anda saat menghadiri meeting terlihat profesional. Dengan begitu, orang lain akan berpikir bahwa Anda adalah pribadi yang baik dan bersungguh-sungguh dalam melakukan pekerjaan.
Melakukan Perkenalan Diri
Beberapa meeting yang dihadiri, tidak semua orang Anda kenal. Untuk berkenalan dengan orang yang baru saja Anda temui di ruang meeting, bisa dengan menjabat erat tangan mereka. Selain itu, berikan senyuman, lalu perkenalkan diri Anda, dan berikan kontak mata sesekali.
Saat mereka memperkenalkan diri, Anda harus menyebut nama mereka kembali untuk meyakinkan diri Anda. Hal ini dilakukan, jika Anda tidak yakin dengan pengucapan namanya, mereka bisa mengucap namanya kembali.
Berbicara Secara Profesional
Saat menghadiri pertemuan bisnis, perhatikan cara bicara dan penggunaan bahasa Anda. Hal ini dikarenakan, Anda akan berbicara di ruangan dengan profesi dan umur yang beragam. Maka, gunakanlah bahasa yang mudah dimengerti orang lain dengan artikulasi yang jelas saat berbicara. Selain itu, Anda harus mendengarkan saat orang lain bicara dengan memberikan kontak mata maka lawan bicara Anda akan menyimpulkan bahwa Anda menyimak dengan serius.
Jadilah Berbeda
Tujuan sebuah meeting adalah untuk mendapat keuntungan, maka ada baiknya Anda menjadi berbeda dan tidak mencolok. Lakukan pendekatan tidak langsung menuju arah bisnis, Anda bisa mengawali pembicaraan dengan menanyakan kabar, tujuan datang ke meeting, atau hal-hal berkaitan dengan hobi. Apalagi jika Anda memiliki hobi yang sama, hal ini akan memudahkan Anda dalam bertukar pikiran dengan lawan bicara.
Jika dirasa sudah cukup mengenal, Anda bisa mulai diskusi mengenai bisnis dan juga profesionalisme kerja, atau tentang pengalaman masing-masing. Dengan begitu, Anda akan menemukan kesamaan yang menghasilkan kerja sama di masa mendatang. Tujuan membangun koneksi bukan hanya perihal bisnis, namun untuk relasi biasa.
Menjadi Konektor
Beberapa relasi yang Anda temukan di sebuah acara mungkin tidak terlalu berpengaruh untuk Anda. Namun, hal ini bisa dimanfaatkan untuk mengkoneksikan antar orang dengan orang yang membutuhkan. Walaupun tidak membawa keuntungan langsung bagi Anda, namun jangka panjangnya, bisa membuka peluang untuk kedua pihak tersebut. Anda akan dipercaya oleh banyak orang, karena Anda menghubungkan berbagai pihak yang saling membutuhkan. Hal ini bisa memudahkan Anda untuk menemukan relasi baru yang bisa menguntungkan bagi Anda maupun perusahaan.
Saling Bertukar Kartu Nama
Ketika Anda menghadiri pertemuan bisnis, maka inilah kesempatan untuk memperluas relasi Anda dengan bertukar kartu nama. Namun, Anda harus yakin kartu nama dalam keadaan yang baik. Maka, simpanlah kartu nama dalam kotak tersendiri, jangan disimpan di kantong ataupun dompet. Saat Anda bertemu dengan orang baru, jangan ragu untuk menyerahkan kartu nama Anda.
Baca Juga: Etika Bertukar Kartu Nama yang Baik dan Benar
Saat menyerahkan kartu nama pada orang lain, pegang kedua sisi kartu nama dan serahkan dengan posisi mereka bisa langsung membaca nama Anda dengan jelas. Dan, bacalah kartu nama yang orang lain berikan pada Anda, berikan sedikit komentar atau pertanyaan seputar informasi yang ada di kartu. Hal ini bisa dilakukan agar cepatnya terjalin hubungan dengan mereka. Selain itu, hal tersebut menunjukkan bahwa Anda menghargai dan memiliki ketertarikan dengan mereka.
Pertemuan bisnis adalah kesempatan yang harus Anda manfaatkan sebaik-baiknya. Maka, perhatikan hal-hal di atas agar meeting yang Anda hadiri menjadi meeting efektif bagi Anda maupun perusahaan. Selain itu, dengan menghadiri meeting maupun pertemuan bisnis membuka kesempatan untuk Anda mencari relasi baru.
Pastikan kartu nama Anda tersedia saat Anda menghadiri berbagai macam meeting. Jika belum memiliki kartu nama, Anda bisa membuatnya secara online hanya dalam hitungan menit melalui kartunama.net. Bukan hanya membuatnya, Anda juga bisa menerima kartu nama tersebut di hari yang sama. Selain itu, Anda juga bisa memilih desain kartu nama yang sesuai keinginan, atau Anda bisa membawa desain kartu nama sendiri. Memaksimalkan membangun koneksi baru, buat kartu nama bisnis sekarang juga hanya di kartunama.net.
