Bertukar kartu nama atau business card merupakan salah satu cara komunikasi yang tak bisa dipisahkan dari dunia profesional. Dalam sebuah perkenalan antara dua orang, benda tersebut bisa berfungsi untuk menyampaikan beragam informasi penting. Mulai dari nama lengkap, perusahaan dan jabatan, nomor telepon, hingga alamat email. Di era modern ini kartu nama juga bisa mencakup akun sosial media seperti Facebook dan LinkedIn.
Sama seperti media komunikasi lain, bagaimana kartu nama disajikan akan mencerminkan image atau citra pemiliknya di mata sang lawan bicara. Penyajian yang dimaksud tidak hanya menyangkut wujud fisik seperti desain visual dan tipografi, tapi juga perilaku si pemilik saat memperlakukan kartu nama itu sendiri. Berikut ini beberapa tip dan etika yang perlu kamu perhatikan agar selalu tampil profesional.
Bawa setiap saat
Hal pertama yang harus kamu perhatikan adalah selalu bawa kartu nama dan dalam jumlah banyak. Mungkin kamu berpikir bahwa mereka hanya dibutuhkan bila kamu hendak pergi ke acara networking. Tapi pada kenyataannya, kenalan baru bisa datang kapan pun di mana pun tanpa terduga. Entah di coworking space, kafe, kereta, bahkan di tengah konser musik.
Bila ketika bertemu dengan kenalan itu kamu kehabisan kartu nama, kamu akan memberikan kesan kurang profesional atau kurang persiapan. Siapa tahu orang yang kamu temui itu akan jadi partner bisnis penting di masa depan. Kamu tidak ingin meninggalkan kesan buruk pada calon partnermu.
Simpan di tempat aman
Jangan letakkan kartu nama di dalam dompet, etika bertukar kartu nama yang baik adalah menyimpannya di tempat yang aman. Apalagi bila dompetmu kamu simpan di saku belakang celana. Kartu nama ibarat wajah. Bagaimana perasaanmu bila ada orang meletakkan wajahmu di pantat? Ingat, caramu memperlakukannya melambangkan caramu memperlakukan orang lain.
Prioritaskan atasan
Ketika kamu bertemu dengan partner bisnis dalam kondisi tidak satu lawan satu, pastikan urutan penawaran kartu nama sesuai dengan urutan jabatan. Orang dengan jabatan tertinggi adalah orang yang bertukar pertama kali, baru diikuti dengan para bawahannya. Ini penting untuk menunjukkan siapa yang berhak membuat keputusan dalam pertemuan tersebut.
Posisimu sebagai tuan rumah atau tamu juga menentukan urutan. Bila kamu datang sebagai tamu, maka sebaiknya kamu yang menawarkan bertukar kartu nama terlebih dahulu. Begitu pula bila posisimu lebih rendah dari orang yang kamu temui. Ini adalah cara menunjukkan rasa hormat pada lawan bicara.
Berikan dengan cara yang sopan
Di Jepang, bertukar kartu nama sudah jadi semacam ritual dengan etika yang ketat. Bahkan hal kecil seperti tulisan yang tertutup oleh jarimu bisa dianggap tidak sopan. Kita tidak perlu sampai seperti itu (kecuali sedang berada di Jepang), tapi kita bisa meniru beberapa sikap mereka untuk kesopanan.
Jangan memberikan kartu nama dengan tangan kiri, menyelipkannya di antara dua jari seperti kartu poker, apalagi melemparkannya. Bila kamu meletakkan setumpuk kartu nama di atas meja, jangan menyuruh lawan bicaramu untuk mengambilnya sendiri. Serahkan kartu nama dengan tangan kanan, atau lebih baik lagi dengan dua tangan. Pastikan tulisan menghadap lawan bicara sehingga ia bisa langsung membacanya tanpa terbalik.
Jangan corat-coret
Kamu boleh menambahkan tulisan di atas kartu namamu sendiri untuk memberi informasi yang tidak tersedia di kartu tersebut. Tapi jangan melakukan hal yang sama di milik orang lain, apalagi di depan orang yang bersangkutan. Bila kamu butuh menulis sesuatu di kartu nama yang kamu terima (misalnya pengingat di mana kamu bertemu orang tersebut), lakukanlah setelah pertemuan selesai.
Menulis informasi tambahan di atas kartu namamu sendiri sebenarnya juga membuatmu tampak kurang profesional. Untuk menghindarinya, pastikan kartu namamu mencakup semua informasi penting yang dibutuhkan orang untuk menghubungimu. Jangan lupa juga untuk segera membuat kartu nama baru bila ada perubahan informasi.
Lakukan follow-up di tempat
Setelah kamu menerima, jangan diam saja. Lakukan sesuatu untuk menunjukkan bahwa kamu menghargai dan memperhatikan kartu nama yang kamu terima. Bentuknya bisa bermacam-macam, misalnya dengan memberi komentar tentang informasi bisnis di dalamnya, memasukkan informasi ke dalam address book, dan sebagainya.
Kamu juga akan terlihat lebih sopan bila menjaga kartu nama partnermu tetap terlihat selama pertemuan. Misalnya dengan cara memegangnya atau meletakkan di atas meja. Ini membantumu mengingat nama lawan bicara serta menunjukkan bahwa kamu sedang memberi perhatian padanya.
Kartu nama memang terkadang terkesan sepele. Apalagi bila kita hidup di kalangan industri kreatif atau startup yang notabene lebih suka suasana tidak formal. Tapi menunjukkan rasa hormat pada orang lain tetap merupakan hal yang perlu dibiasakan.Siapa pun lawan bicaramu, kamu perlu membuat mereka merasa nyaman, dan itu tidak akan tercapai bila kamu tidak menghormati mereka. Semoga tip di atas bermanfaat.
